Merci de consulter ce deuxième blog BONUS sur la gestion de projet dans un environnement virtuel. Si vous avez manqué la première partie, vous pouvez la trouver ici. Comme mentionné précédemment, il ne s’agit pas de procédures particulières, mais simplement de mon expérience personnelle. Je l’ai partagée à de nombreuses occasions au sein de notre entreprise, mais je n’ai jamais rien publié à ce sujet, alors voilà, mon expérience vaut ce qu’elle vaut pour vous. Les questions et commentaires sont appréciés via le champ de commentaires ci-dessous. Allons-y !

  • Méfiez-vous des courriers électroniques.Ils peuvent facilement vous écarter de votre objectif. En bref :
    • Si vous pouvez éviter un courrier électronique, ne l’envoyez pas. Téléphonez !
    • Rédigez des courriers électroniques brefs. Les courriers électroniques longs sont facilement mal interprétés et souvent non lus.
    • Faites preuve de beaucoup de tact et soyez bref dans vos courriers électroniques. IL EST TRÈS FACILE D’OFFENSER QUELQU’UN ! (vous voyez ce que je veux dire ?)
  • En tant que chef de projet, vous n’êtes pas l’expert en la matière (SME, Subject Matter Expert), contrairement aux membres de votre équipe. Utilisez donc cela comme un outil afin de poser des questions et obtenir des clarifications, ainsi que pour vous assurer de leur responsabilité.
  • Utilisez le processus de gestion de projet approuvé par votre entreprise comme référence dans la mesure utile. S’il n’y en a pas, effectuez une recherche sur Internet, vous en trouverez énormément, et choisissez celui que vous préférez. Avec les nouvelles équipes, il s’agit d’un excellent outil pour discuter des rôles et des responsabilités.
  • Pour les réunions de votre équipe principale :
    • Présentez un ordre du jour brièvement (une heure ou deux) avant la conférence téléphonique (cela signifie vous préparez ce travail la veille, vous avez donc le temps) :-) . Prévoyez un moment dans votre emploi du temps pour la création de l’ordre du jour (demande récurrente)
    • L’ordre du jour doit être court et demander précisément des mises à jour des membres de l’équipe (assurance de la responsabilité)
    • Les comptes rendus doivent comprendre : résumé de la discussion, actions, responsables, dates d’échéance. J’apprécie le codage en couleurs. Les éléments de l’ordre du jour sont toujours en noir, les mises à jour de la réunion sont toujours en rouge. Et lorsque je dois m’assurer qu’une personne particulière est attentive, j’indique son nom en bleu.
    • Les discussions doivent être courtes et concises
    • Si vous avez besoin de plus de temps pour certains sujets, essayez de prévoir ce temps à l’avance et discutez-en à la fin ou si ces sujets sont abordés par hasard, interrompez la discussion (planifiez une autre conférence lorsque vous êtes tous au téléphone).
    • Ne vous écartez pas du sujet, animez la discussion. C’est ce que les gens attendent de vous. En d’autres termes, ne vous réfugiez pas dans un sujet que vous n’avez pas planifié.
    • Assurez-vous que les membres de l’équipe vous respectent et qu’ils accordent de l’intérêt à la réunion. Le principe fondamental est le suivant : soyez à l’heure et attendez des membres de votre équipe qu’ils vous disent à l’avance qu’ils ne pourront pas participer à la réunion ou qu’ils seront en retard (cela ne doit pas arriver chaque semaine).
    • Maintenez TOUJOURS votre réunion, même si certains membres clés de l’équipe ne peuvent pas participer à votre conférence. Pourquoi ? Par respect pour les autres participants, ils comptent également ;-) Parce que les autres membres de l’équipe peuvent également avoir des choses intéressantes/importantes à dire (vous formez une équipe, n’est-ce pas ?).
    • Ce n’est pas parce que vous disposez d’une heure ou de 30 minutes que vous devez utiliser l’intégralité de ce temps. Faites le point, s’il ne reste aucun sujet à aborder, parlez de la météo (ou d’un autre sujet passe-partout) pendant 5 minutes (essayez de créer une petite activité de renforcement de l’esprit d’équipe en ligne) et mettez fin à la conférence. Au cours de cette conférence, indiquez clairement que vous prévoyez un appel de rattrapage avec la personne manquante.

 

C’est tout pour aujourd’***, vous aurez plus de détails la semaine prochaine.

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